दिशानिर्देश

सरकार के लिए स्लाइड प्रेजेंटेशन थीम और टेम्प्लेट तैयार करने के लिए दिशानिर्देश

स्लाइड प्रेजेंटेशन थीम और टेम्प्लेट आपको ऐसी सामग्री बनाने में मदद करते हैं जो बहुत सारी मैन्युअल फ़ॉर्मेटिंग से बचते हुए आकर्षक और सुसंगत दिखती है। इन्हें बनाने का उद्देश्य स्टोर करना, पुन: उपयोग करना और दूसरों के साथ साझा करना है।

थीम रंगों, फोंट और दृश्य प्रभावों का एक पूर्वनिर्धारित सेट है जिसे आप एकीकृत, पेशेवर रूप के लिए अपनी स्लाइड पर लागू करते हैं। थीम का उपयोग न्यूनतम प्रयास के साथ एक सामंजस्यपूर्ण और पेशेवर उपस्थिति के लिए एक प्रस्तुति देता है।

एक टेम्प्लेट एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए एक थीम और निश्चित सामग्री है। एक टेम्पलेट में रंग, फोंट, पृष्ठभूमि, ग्राफिक्स और दृश्य प्रभाव जैसे डिज़ाइन तत्व होते हैं जो दर्शकों के अनुभव को बढ़ाने के लिए एक साथ काम करते हैं।

यह दस्तावेज़ सरकार में प्रस्तुतियों के लिए तैयार किए गए विषयों और टेम्पलेट्स के लिए प्रासंगिक है, और इसका उद्देश्य ऐसी स्लाइड प्रस्तुतियों को तैयार करने के लिए कुछ बुनियादी दिशानिर्देश प्रदान करना है। यह दस्तावेज़ एक बीटा संस्करण है और नई और अतिरिक्त सुविधाओं और उपकरणों को जोड़ने के साथ परिवर्तित हो सकता है।

दृश्य सद्भाव

समृद्ध दर्शक अनुभव लाने के लिए एक प्रस्तुति में दृश्य सद्भाव बनाना महत्वपूर्ण है। यह एक गैर-अराजक, मनभावन और संतोषजनक अनुभव बनाने के लिए लाइनों, आकृतियों, छवियों, फोंट, रंगों, बनावट और पैटर्न के रचनात्मक और कुशल उपयोग को संदर्भित करता है। जब डिजाइन तत्वों को एक साथ प्रस्तुत किया जाता है, तो इसे सामंजस्यपूर्ण कहा जाता है। एक दृष्टि से सामंजस्यपूर्ण प्रस्तुति आँखों  को आकर्षित करेगा और इस भावना को व्यक्त करेगा  कि प्रस्तुतकर्ता दर्शकों के अनुभव के प्रति संवेदनशील है। अच्छे प्रस्तुतकर्ता ठोस और देखने में  आकर्षक प्रस्तुतियाँ विकसित करने और वितरित करने के लिए कई रणनीतियों का उपयोग करते हैं

रंग

रंग अक्सर विशिष्ट भावनात्मक संदर्भों से जुड़ा होता है। प्रस्तुति के उद्दिष्ट भावनात्मक संदेश से मेल खाने वाले प्रमुख रंग का चयन करना एक अच्छी रणनीति है, बशर्ते कि गौण रंग सामंजस्यपूर्ण हों और अच्छी तरह मिश्रित हों। काले रंग की पृष्ठभूमि पर लाल टेक्स्ट सहित अजीब, गैर-पूरक और रंग विरोधाभासों से बचें। एक सामंजस्यपूर्ण रंग पैलेट पूरी प्रस्तुति के रूप को आसानी से बढ़ा सकता है

कल्पना

कल्पना

कुछ आकृतियों और छवियों का एक मनोवैज्ञानिक अर्थ होता है जिसे आप अपनी प्रस्तुति में जोड़  सकते हो।

चुनिंदा छवियों का उपयोग करें और सामान्य क्लिप आर्ट या फ़ोटो से बचें। प्रत्येक दृश्य तत्व को एक गहरा अर्थ बताने दें।छवियां प्रस्तुति को अधिक दृश्यात्मक बनाने में मदद करती हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि उनमें से बहुत से स्लाइड में उपयोग किए जा सकते हैं।याद रखें, यह एक प्रस्तुति है, फोटो एलबम नहीं।

चार्ट और ग्राफ सरकारी प्रस्तुतियों के अभिन्न अंग हैं।बहुत छोटे टेक्स्ट या मुश्किल से दिखने वाले 3D प्रभाव वाले ग्राफ़ एक विकर्षण पैदा करते हैं। इसे शक्तिशाली बनाए रखने के लिए इसे सरल, स्वच्छ और सुपाठ्य रखें। उचित प्लेसमेंट और अच्छी तरह से गठबंधन सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है।

संतुलित डिजाइन

किसी प्रस्तुति का सौंदर्यशास्त्र उपयोगकर्ता की विश्वसनीयता के पहले छापों को प्रभावित कर सकता है। इस कारण से, एक प्रस्तुति का निर्माण जिसमें सामंजस्यपूर्ण डिजाइन के बुनियादी सिद्धांतों को शामिल किया गया है, अंतर्निहित कार्य की गुणवत्ता में दर्शकों के विश्वास में सुधार कर सकता है। स्क्रीन के चारों चतुष्कोणों में पर्याप्त सफेद स्थान, स्वच्छ फोंट और संतुलन के साथ प्रस्तुतियाँ डिज़ाइन करें।

एनिमेशन और मूविंग इमेज

एनीमेशन और गतिमान  छवियों को शामिल करना एक प्रस्तुति को जीवंत कर सकता है। लेकिन, एनिमेशन और मोशन ग्राफिक्स को दखल न दें। स्लाइड के बीच परस्पर विरोधी, विपरीत और विस्तारित वाइप्स और फ़ेड के लिए उपयोगकर्ता जल्दी से धैर्य खो देते हैं। आज के प्रेजेंटेशन टूल्स में बहुत सारे ज्ञानपूर्वक  बदलाव हैं, लेकिन अधिकांश गुणवत्ता वाली प्रस्तुतियों में न्यूनतम बदलाव होते हैं।

दृष्टिगत पहचान

सरकारी पहचानों जैसे राष्ट्रीय प्रतीक, सरकारी लोगो और दृश्य प्रतीकों को उचित रूप से शामिल करना और सही ढंग से स्थिति बनाना सरकारी प्रस्तुतियों में महत्वपूर्ण है।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि इन राष्ट्रीय पहचानों की गरिमा को बनाए रखने वाले प्रस्तुति स्क्रीन के शीर्ष पर ध्वज और राष्ट्रीय प्रतीक की स्थिति है। ऐसे तत्वों का उपयोग कुछ प्रतिबंधों और आचार संहिता के अधीन है। उनका उपयोग बनावट, पैटर्न, बुलेट या गैर-महत्वपूर्ण स्क्रीन के रूप में नहीं किया जा सकता है।

टाइपोग्राफी

टाइपोग्राफी में फोंट से लेकर पठनीयता, टेक्स्ट पोजिशनिंग और कार्यक्षमता तक सब कुछ शामिल है। प्रस्तुतियों में, टाइपोग्राफी का उपयोग विचारों को व्यक्त करने के लिए किया जाता है, लेकिन मूड बनाने और भावनात्मक प्रतिक्रिया को आमंत्रित करने के लिए भी किया जाता है जो दर्शकों को अधिक ग्राही बनाता है। प्रस्तुति में टाइपफेस का उपयोग सुसंगत रहना चाहिए। दर्शक समन्वित डिज़ाइन वाली स्लाइड के परिचित पैटर्न को पसंद करते हैं, और प्रत्येक स्लाइड में विभिन्न फ़ॉन्ट शैलियों का उपयोग करने से आपकी प्रस्तुति अव्यवसायिक और असंबद्ध दिखाई देगी। अधिकांश डिज़ाइन सलाह सभी शीर्षकों के लिए एक फ़ॉन्ट और सभी बॉडी टेक्स्ट के लिए एक पूरक फ़ॉन्ट का उपयोग करने की अनुशंसा करती है।

प्रस्तुतियों में टाइपोग्राफी के बुनियादी नियम:

• प्रति स्लाइड वाक्यों की न्यूनतम और इष्टतम संख्या का विकल्प चुनें

• यदि सूचियों का उपयोग किया जाता है, तो प्रति स्लाइड 6  गोलियों/बिंदुओं को कवर करना चाहिए।

• टेक्स्ट की पंक्तियों के बीच पर्याप्त जगह छोड़ना सुनिश्चित करें।

• शीर्षक बहुत बड़े होने चाहिए और बॉडी कॉपी सामग्री से अलग होने चाहिए

• बुलेटेड टेक्स्ट या बॉडी कॉपी को ऐसे आकार में रखा जाना चाहिए जो विशेष रूप से बुजुर्गों और नेत्रहीनों को ध्यान में रखते हुए सुपाठ्य हों

• केवल टाइटल, हेडिंग या एक्रोनिम्स के लिए अपर केस/कैपिटल अक्षरों का प्रयोग करें

• सुरक्षा कारणों से प्रस्तुतियों में फ़ॉन्ट एम्बेड करें

• प्रमुख तथ्यों, संख्याओं और प्रतिशत को हाइलाइट करें

• गैर-क्रमिक वस्तुओं के लिए संख्याओं का नहीं, गोलियों का प्रयोग करें

• प्रत्येक विचार के घटक को कवर करने के लिए बुलेट बिंदुओं का उपयोग करें।

• ‘ऑल वर्ड’ स्लाइड से बचें – छोटे बुलेटेड स्टेटमेंट का इस्तेमाल करें

• सामग्री पाठ का फ़ॉन्ट आकार 16 से 32 अंक तक है

• शीर्षक पाठ का फ़ॉन्ट आकार 36 से 72 अंक तक

संरेखण

संरेखण पदानुक्रम और समूहीकरण के आधार पर एक संरचित क्रम में विभिन्न स्क्रीन तत्वों और प्रस्तुति के पाठ को रखने  की प्रक्रिया है। अच्छा टेक्स्ट अलाइनमेंट बेहतर पठनीयता को सक्षम बनाता है और स्क्रीन के रंगरूप को बढ़ाता है। प्रेजेंटेशन टूल्स में एलाइनमेंट को जल्दी से पूरा करने के लिए कुशल इंटरफेस होते हैं।

सरकार में प्रस्तुतियों की शीर्ष दो श्रेणियां

सरकार में, प्रस्तुतियों के प्रकार, स्लाइडों की संख्या, विवरण आदि भिन्न होते हैं। शीर्ष / वरिष्ठ स्तर की प्रस्तुतियाँ आमतौर पर लंबी नहीं होती और विषय – सामग्री समझने योग्य होती हैं। इसलिए ये प्रत्येक स्लाइड में न्यूनतम पाठ्य सामग्री के साथ न्यूनतम संख्या में स्लाइड के साथ बनाए गए हैं। शीर्ष दो स्तरों पर प्रस्तुतियाँ तैयार करने के लिए यहाँ कुछ सुझाव दिए गए हैं:

1. वरिष्ठ स्तर के अधिकारियों के लिए प्रस्तुतियाँ:

सचिव स्तर के अधिकारियों द्वारा उच्च अधिकारियों के लिए मूल्यांकन प्रस्तुतियों के लिए,  स्लाइड्स में न्यूनतम पाठ्य सामग्री और प्रभावशाली स्क्रीन पर अधिक इन्फोग्राफिक्स / विज़ुअलाइज़ेशन होना चाहिए। 5/5 नियम का पालन किया जा सकता है वे हैं:

• प्रति टेक्स्ट लाइन में पांच से अधिक शब्द नहीं होने चाहिए

• प्रति स्लाइड पाठ की पांच पंक्तियों से अधिक नहीं होना चाहिए

2. राष्ट्रीय परियोजना समीक्षा/मूल्यांकन के लिए प्रस्तुतिकरण:

संयुक्त सचिव स्तर के अधिकारियों द्वारा राष्ट्रीय महत्व की परियोजनाओं की स्थिति और प्रगति का मूल्यांकन करने वाले उच्च अधिकारियों के लिए मूल्यांकन प्रस्तुतियों में उपलब्धि स्क्रीन, स्थिति डैशबोर्ड डिस्प्ले, टाइमलाइन, इन्फोग्राफिक्स आदि होंगे। यहां, 7/7 नियम जो अनुसरण किया जा सकता है:

• प्रति पाठ पंक्ति में सात से अधिक शब्द नहीं होने चाहिए

• प्रति स्लाइड पाठ की सात पंक्तियों से अधिक नहीं होना चाहिए

स्मार्ट आर्ट का लाभ उठाएं

स्मार्ट आर्ट एक प्रेजेंटेशन बिल्डिंग टूल में एक डायग्रामिंग फीचर है जो आपको सूचना को  दृश्य के रूप में प्रस्तुत करने की अनुमति देता है। स्मार्ट आर्ट ग्राफिक्स को एक प्रस्तुति के रंगरूप से मेल खाने के लिए डिज़ाइन किया जा सकता है और इसका उपयोग प्रक्रिया प्रवाह, चक्र आरेख, पिरामिड और संगठनात्मक चार्ट बनाने के लिए किया जा सकता है। स्मार्ट आर्ट साधारण टेक्स्ट को अधिक आकर्षक दिखने वाली चीज़ में बदलने का एक तरीका है। यह महत्वपूर्ण जानकारी पर ध्यान आकर्षित करने में मदद करता है या जानकारी की व्याख्या करने में  और समझने में आसान बनाता है।

स्मार्टआर्ट का उपयोग करने के फायदे हैं:

• स्मार्टआर्ट आपको विभिन्न प्रकार की अवधारणाओं और विचारों का दृश्य रूप से प्रतिनिधित्व करने देता है जो केवल टेक्स्ट के साथ बहुत अच्छी तरह से काम नहीं कर सकते हैं।

• स्मार्टआर्ट आपकी प्रस्तुति के साथ समन्वित दिखता है, और आप इसे अपनी प्रस्तुति के रूप से मिला सकते हैं।

• स्मार्ट आर्ट आपको इसके ग्राफ़िक्स में सामग्री को आसानी से प्रबंधित और संपादित करने देता है।

कॉपीराइट और उपयोग विशेषाधिकार

1. यह सुनिश्चित किया जाना है कि टेम्प्लेट में उपयोग की गई तस्वीरें उपयोग करने के लिए स्वतंत्र हैं और उनका कॉपीराइट नहीं हैं

2. यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि दृश्य तत्व, इन्फोग्राफिक्स, आइकन इत्यादि उपयोग करने के लिए स्वतंत्र हैं और उनका कॉपीराइट नहीं हैं

3. यह सुनिश्चित किया जाना है कि खुले फ़ॉन्ट और प्रकार मुख्य रूप से उपयोग किए जाने हैं। अन्य फोंट का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र होना चाहिए और कॉपीराइट नहीं होना चाहिए।

जांच सूची

1. प्रस्तुतीकरण शीर्षक प्रस्तुतकर्ता के नाम और प्रस्तुति की तिथि के साथ उपयुक्त है

2. परिचयात्मक या ‘अवलोकन’ स्लाइड, यह निर्धारित करते हुए कि प्रस्तुति में क्या शामिल किया जाएगा

3. तथ्यात्मक जांच: सामग्री में उपलब्ध कराए गए आंकड़े और डेटा तिथि के अनुसार अपडेट किए जाते हैं

4. संक्षिप्त शब्दों का अत्यधिक उपयोग और जहाँ मैंने उनका उपयोग किया है, मैंने पूरा नाम भी दिया है ताकि दर्शकों को पता चले कि उनका क्या मतलब है

5. लेफ्ट ने सभी टेक्स्ट को जस्टिफाई किया। यह चीजों को साफ और पढ़ने में आसान रखता है।

6. सैन्स सेरिफ़ फ़ॉन्ट (जैसे एरियल, कैलीब्री, वर्दाना) का उपयोग जो पढ़ने में आसान है, और पाठ कमरे के पीछे के लोगों के पढ़ने के लिए काफी बड़ा है

7. पूरी प्रस्तुति के दौरान रंगों, फोंट और ट्रांज़िशन के उपयोग में निरंतरता

8. KIS (कीप इट सिंपल) नियम का पालन करें

9. कोई गोली नहीं अगर यह एक ही वस्तु है

10. सामग्री पाठ और तत्वों की स्थिति में स्थिरता की जाँच करें

11. शीर्षक स्क्रीन को छोड़कर सभी स्लाइडों पर पाद लेख

12. प्रत्येक स्लाइड पर सामग्री संवेदनशील शीर्षक का प्रयोग करें

13. स्लाइड पृष्ठभूमि और टेक्स्ट  के लिए विपरीत रंगों का प्रयोग करें; हल्के टेक्स्ट वाली डार्क बैकग्राउंड या डार्क टेक्स्ट वाली हल्की बैकग्राउंड, बिना ध्यान भटकाए

14. महत्वपूर्ण शब्दों के पहले अक्षर को बड़ा करके स्लाइड शीर्षकों को प्रारूपित करें (यह शीर्षक केस है)

15. स्लाइड के मुख्य भाग में टेक्स्ट को बाईं ओर जस्टिफाइड के साथ प्रारूपित करें; प्रत्येक पंक्ति और उचित संज्ञा में पहले शब्द के केवल पहले अक्षर को बड़ा करें (यह वाक्य का मामला है)

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